Você faz uma gestão financeira e administrativa de qualidade na sua Igreja?

A gestão administrativa e financeira de uma igreja deve ser vista da mesma forma que vemos uma gestão dos negócios empresariais. Apesar de não visar ao lucro, uma instituição religiosa sobrevive através dos recursos provenientes de doações, dízimos e ofertas, e para se manter em plena atividade, precisa manter uma boa saúde financeira.

Uma questão importante é se você Pastor, Responsável Legal, Comissão de Contas ou Líder de Filial, realmente estão tirando o máximo proveito de uma Gestão Administrativa e Financeira de sua instituição religiosa. Uma gestão estratégica administrativa e financeira bem elaborada, trará uma série de benefícios para sua instituição religiosa, como por exemplo, melhoria nas arrecadações financeiras.

Vamos fazer um teste de como é a gestão atual da secretaria e tesouraria de sua igreja e o que pode ser melhorado em curto, médio e longo prazos.

Pra isso, elaborei umas questões e gostaria que refletisse em cada uma delas. Segue...

Vamos às perguntas!!!

Qualidade das atividades de seus secretários:

  • Você acompanha de perto a administração da Secretaria Geral de sua Igreja?
  • As atividades de seus secretários estão bem definidas e claras?
  • Você estipulou metas de entregas de demandas de trabalho para seus secretários?
  • Você tem convicção de que a secretaria de sua igreja não tem nenhuma demanda de trabalho reprimida?
  • Seus secretários sabem redigir documentos com qualidade?
  • Seus secretários tem um conhecimento básico do pacote Office da Microsoft?

Qualidade das atividades de seus Tesoureiros e de sua contabilidade

  • Seus tesoureiros e sua comissão de contas são pessoas preparadas e treinadas para exercer um cargo de tamanha importância e risco dentro da sua Igreja?
  • Seus tesoureiros tem o mínimo de conhecimento de contabilidade?
  • Seus tesoureiros sabem ler o básico de um Balanço Patrimonial e um Demonstrativo de Resultado do Exercício?
  • Seus tesoureiros têm capacidade de fazer questionamentos à sua contabilidade?
  • Sua contabilidade acompanha de perto seus tesoureiros ou apenas são contratadas para fazer os lançamentos sem tanto envolvimento?
  • Seus tesoureiros sabem o que é uma conciliação bancária? Sabem fazê-la com qualidade? Estão fazendo de forma correta? Se houver uma fiscalização nos seus números, você está seguro de que tudo está perfeitamente classificado dentro do seu sistema?
  • Sua tesouraria já se modernizou e recebe diretamente na conta bancária as contribuições de seus membros através de aplicativos instalados nos smartphones deles?
  • Você tem total convicção que todos os documentos que envia para a contabilidade são documentos idôneos e por isso você não corre nenhum risco numa eventual fiscalização?
  • Você somente fica sabendo das entradas financeiras de suas filiais/congregações após fechar o mês? Já imaginou em ter diariamente os números sendo atualizados constantemente, visto que os tesoureiros das filiais e matriz terão instalados em seus smartphones o aplicativo e assim poderão lançar em tempo real a oferta, dízimo ou doações? Informações financeiras ao seu alcance em tempo real!!!
  • Você tem base de conhecimento no seu sistema para questionar qualquer número aos seus tesoureiros?
  • Você tem alguém externo para auditar os números de sua tesouraria?
  • Seu sistema lhe permite acompanhar tudo de seu gabinete ou mesmo de sua casa?
  • Você ainda controla os números em planilhas excel?
  • Você tem controle patrimonial? Sabe quanto tem de valores investidos em móveis e utensílios, equipamentos de áudio e vídeo, ar condicionado, computadores, impressoras, etc?

Acompanhamento do resultado de seus líderes de filiais:

  • Você acompanha a qualidade da gestão de seus líderes de filiais/congregações?
  • Você sabe se o resultado da evolução do número de membros da matriz e filiais está sendo positivo ou negativo?
  • Seu ministério está crescendo ou diminuindo? E qual filial/congregação está representando o maior e menor crescimento de número de membros?
  • Seus líderes têm treinamento para acompanhar os serviços da secretaria e/ou tesouraria da filial/congregação?
  • Quantas reclamações sobre seus líderes você tem recebido mensalmente? Já mediu isso alguma vez?

Tecnologia - Sistema de Gestão da informação

  • Você tem um software de gestão de qualidade e que não possui riscos de perda de informação?
  • O banco de dados de seu software de gestão é local (instalado no próprio computador) ou funciona em nuvens? Faz backup do banco de dados regularmente?
  • Seu software funciona online sem a necessidade de se estar dentro da igreja para operá-lo?
  • Seu software tem aplicativo para que os membros instalem no celular e assim, possam atualizar os seus dados de membro ou fazer suas doações, ofertas e dízimos com total conforto e facilidade sem mesmo precisarem entrar na tesouraria da igreja?
  • Seu software pode lhe dar informações diretamente em seu smartphone a qualquer momento?
  • Seu software lhe dá uma variedade de relatórios para acompanhamento das informações que são nele inseridas diariamente?
  • Seu software lhe dá a possibilidade imprimir vários tipos de documentos, a exemplo, carteirinhas de membros, de oficiais, diplomas, cartas, etc?
  • Seu software lhe permite extrair informações em Excel, Word, PDF e outros formatos?
  • Seu software gerencia os pedidos de orações feitos diretamente pelos aplicativos instalados nos smartphones de seus membros?
  • Seu software envia E-mail e SMS nominal e em massa para seus membros utilizando os diversos filtros disponíveis no sistema?
  • Seu software faz a conciliação bancária que é obrigatória para que a contabilidade possa fazer os registros de forma fidedigna?
  • Seu software conta com um Suporte de Equipe altamente preparada para lhe prestar o melhor atendimento através de Telefone, Chat, E-mail, ou Whatsapp e até mesmo presencial?
  • Seu software é 100% online? Ou seja, não importa onde você estiver, basta ter um dispositivo com acesso à internet (Computador, Tablet, Notebook, Smartphone) e você terá sua informação. Além do enorme ganho de produtividade, sua igreja contará com total segurança da criptografia SSL (a mesma utilizada pelos bancos). Seu software tem isso?
  • Seu software tem o módulo GABINETE MINISTERIAL?
  • Seu software controla as classes da Escola Bíblica Dominical?
  • Seu software controla o patrimônio da Igreja?
  • Seu software gera boletos para eventos em geral?
  • Seu software consegue controlar a presença dos membros nos Assembleias ordinárias ou extraordinárias, Santa Ceia ou outras reuniões especiais?
  • Seu software tem GESTÃO ESTRATÉGICA para acompanhamento em tempo real do crescimento de sua igreja?
  • Seu software tem gestão de controle de acessos com permissão por usuário?
  • Seu software lhe dá com total segurança o número exato de membros ativos e inativos?
  • Seu software tem um tipo de aplicativo para MEMBROS e outro para USUÁRIOS ADMINISTRADORES?
  • Seu software tem pelo menos alguns dos itens acima?

Orçamentos, Fluxo de Caixa, Investimentos

  • Você juntamente com sua equipe de tesoureiros e secretários sabe fazer um orçamento anual de entradas e saídas de recursos financeiros?
  • Conhece bem o fluxo de caixa de sua igreja? Sabe estruturar esta ferramenta para controle? Consegue projetar seu fluxo de caixa para 6 ou 12 meses?
  • Você trabalha com metas para investimentos futuros, a exemplo, investir em um imóvel para a igreja, investir em um som de qualidade, compra de equipamentos, compra de veículos, investimento em pessoas (músicos, obreiros), reformas civis, etc? Sabe o que fazer para sobrar dinheiro para estes investimentos?
  • Você busca um bom relacionamento com bancos ou tem medo de utilizá-los?
  • Sabe elaborar estratégias para aumentar a arrecadação de sua igreja?
  • Seus tesoureiros têm metas mensais para serem cumpridas?

Analisou as questões propostas???


Provavelmente boa parte das perguntas você respondeu "NÃO". Fazer uma gestão de qualidade é ser responsável e transparente com as coisas de Deus. Devemos ser mordomos assíduos, ou seja, aqueles que não fogem às suas obrigações. É isso mesmo! Se assumimos o papel de sermos um líder de pessoas, temos de dar o exemplo, buscando sempre o que tem de melhor para controlar e honrar as ofertas, dízimos e doações que a igreja recebe. 

Para que a arrecadação de uma igreja cresça, os membros precisam ver que os recursos da igreja estão sendo utilizados para crescimento e melhoria da obra de Deus. Quanto mais sua igreja investir em controles, mais você Pastor ou líder entenderá qual a melhor decisão tomar com os recursos. Mas tomar a decisão correta depende de entender os números gerados.

Para isso acontecer, você precisa de INFORMAÇÃO!!!

Você tem boas informações de sua secretaria e tesouraria? Consegue projetar um crescimento real no número de membros e também melhorias nas entradas financeiras? Não??? Então seus tesoureiros e secretários não estão lhe prestando informações excelentes para a tomada de decisão assertiva. Mas isso não é culta deles e sim de você que é quem tem o poder nas mãos de decidir o que é e o que não é bom para sua igreja. 

Vamos mudar este cenário e termos qualidade nos controles de SECRETARIA e TESOURARIA???

Estamos à inteira disposição para lhe ajudar nisso. Vamos bater um papo sem compromisso?

Aprofundando um pouco mais no assunto!

Para se ter uma qualidade da gestão administrativa e principalmente na administração financeira de uma instituição religiosa, o principal é tratar esta instituição como se uma empresa fosse.

Uma empresa irá sempre buscar ou deveria sempre buscar a qualidade da informação justamente para potencializar suas receitas e reduzir seus custos e despesas. De uma forma bem simples, seria isso. Por isso buscar um controle efetivo com as ferramentas ideais, pessoas qualificadas, sistema de controle eficiente e metodologia de trabalho são essenciais para se ter o resultado planejado.

Uma empresa deve analisar seu FLUXO DE CAIXA, montar ORÇAMENTOS, fazer uma CONCILIAÇÃO BANCÁRIA e CONTROLE DE CAIXA efetivo para atender à contabilidade com qualidade. Ressalto a importância deste último item, pois, apesar da isenção tributária, a instituição religiosa não está isenta de fazer seus controles com qualidade e que representem os atos e fatos reais praticados.

Segue um checklist essencial para se iniciar os controles efetivos da instituição religiosa e a partir daí projetar seu orçamento e fluxo de caixa e assim, conseguir planejar investimentos, reformas, eventos, entre outros, buscando sempre uma melhoria de caixa:

  • Levantamento de todas as despesas mensais, tais como, água, energia elétrica, locações, prebendas pastorais, planos de saúde, materiais de escritório, materiais de limpeza, folha de pagamento, benefícios e encargos sobre a folha de pagamento, compras de supermercado para ação social e Santa Ceia, parcelamentos mensais de investimentos em instrumentos musicais, equipamentos de áudio e vídeo, reformas civis, mensalidade de Sistema de Gestão de Secretaria e Tesouraria, ajuda de custo de responsáveis por congregações filiais, material publicitário, material evangelístico, entre tantas outras despesas que acontecem mensalmente dentro da igreja; deve-se estudar um valor médio de cada uma destas despesas mensais

  • Orçamento de todas estas despesas, levantando um valor médio mensal e projetando-as para o período de 3, 6 ou 12 meses.
  • Elaborar um Orçamento de Receitas provenientes de dízimos e ofertas. Os tesoureiros têm de ter uma média dos valores dizimados por cada membro contribuinte e assim, conseguir chegar a um valor aproximado mensal. Atentar para os meses que tem o impacto do 13º salário, normalmente este impacto acontece nos meses de NOVEMBRO, DEZEMBRO e JANEIRO. Nestes meses normalmente a receita é maior. Com relação às ofertas, tem-se de levantar um estudo da média de valores que normalmente entra nas reuniões/cultos respectivos. Uma vez feito este estudo de ORÇAMENTO DE RECEITAS, consegue-se projetar a previsão para 3, 6 ou 12 meses.
  • Implantar o plano de contas financeiras no Sistema de Gestão para lançamento do ORÇAMENTO bem como para lançamento das baixas quando dos recebimentos e pagamentos diários/mensais;
  • Treinar os tesoureiros a classificação de cada receita e cada despesa para que os mesmos saibam a maneira correta da essência de cada uma. Ou seja, entender que um gasto com combustível para condução até à reunião deve ser classificado como DESPESAS MINISTERIAIS; que gastos com reposição de lâmpadas queimadas deve ser classificada como DESPESA DE MANUTENÇÃO, e assim por diante.
  • Fazer o comparativo do ORÇADO com o REALIZADO e verificar as contas que tiveram muitas diferenças e levantar o que ocorreu. Importante que todos os desníveis sejam conhecidos e entendidos para que, se houve erro na projeção, isto seja ajustado para o orçamento dos meses seguintes.
  • Baixíssimo custo da mensalidade e implantação;
  • Facilidade em manuseá-lo, tornando muito rápido a absorção do treinamento pelos tesoureiros e secretários;
  • Funciona nas nuvens/online utilizando a internet, o que evita perda de dados caso o computador der algum problema, como vírus, queima do HD, etc;
  • Integrado, pois as filiais lançam seus dados e a Sede visualiza imediatamente. A exemplo, a filial lança um novo membro ou uma oferta ou mesmo um dízimo entregue. A sede consegue visualizar estas informações imediatamente;
  • Não há custos adicionais para implantação nas filiais. Uma só licença vale para quantas filiais existirem;
  • Permite personalizar as carteirinhas de membro com a logo de sua instituição religiosa e imprimir diretamente com a foto do membro e os dados que se desejar;
  • Imprime cartas, diplomas diversos;
  • Controla os eventos, como por exemplo, quais crianças foram apresentadas dentro de um período de tempo ou também quem foram os batizados.
  • Controla a eficiência dos dirigentes de filiais, pois o gestor consegue verificar quantos são os novos membros dentro de um período, quantos se desligaram em um determinado período, se os dízimos e ofertas aumentaram naquela filial, entre tantas outras informações gerenciais;

  • Tem um aplicativo para o celular do GESTOR e um para os MEMBROS. No aplicativo dos membros, eles podem:

  • Atualizar seus dados, como por exemplo, endereço e documentação;
  • Fazer suas doações e ofertas e acompanhar mensalmente os valores ofertados ou dizimados;
  • Atualizar sua foto;
  • Saber da agenda da igreja;
  • Entre outras funções.
  • Relatórios financeiros espetaculares, muito bem organizados com várias parametrizações para extração das informações, podendo combinar várias informações e extrair o melhor para a gestão;
  • Estudos diversos sobre evolução das receitas, evolução das despesas, % de aumento ou diminuição do número de membros na matriz ou nas filiais, entre tantas outras combinações de informações;
  • Controle dos presentes em reuniões, como por exemplo, todos os presentes em uma Assembleia Ordinária ou Extraordinária onde é importante a presença de cada membro ou, quantas vezes um membro faltou à reunião de Santa Ceia;

Para se fazer uma boa gestão administrativo-financeira de uma instituição religiosa, é importantíssimo um bom SISTEMA DE GESTÃO. Hoje existe vários no mercado, entretanto, eu particularmente conheço, indico e dou treinamento em um sistema que considero o melhor devido ao seguinte:

Todas as informações atualizadas no aplicativo do membro são atualizadas automaticamente no Sistema e assim o gestor consegue ter os dados atualizados em tempo real. Isso é muito importante, pois diminui muito as atividades do Tesoureiro ou Secretário Geral, pois a maioria das informações já são inseridas e atualizadas diretamente pelo membro.

Imagina todas estas informações sendo gerada diretamente em sua Matriz e Filiais sem a necessidade de se deixar acumular tudo dentro de um mês para depois ter de digitar tudo dentro de um curto período de tempo! A tecnologia está aí para usufruirmos o melhor dela.

Reforço a importância de se enviar à contabilidade um material de qualidade a fim de que os lançamentos contábeis sejam os reais e não pairem dúvidas. Não se esqueça de que um dia a fiscalização pode bater à porta de sua instituição religiosa. Portanto busque sempre uma administração de qualidade. Sua instituição MERECE!!!

Conheça o Software e Aplicativos que podemos implantar na sua Igreja!